Un bon système de messages automatiques est l’un des investissements les plus utiles pour la qualité de votre accueil et vos avis. Voici les messages qui comptent vraiment, et comment les écrire.
La réponse courte
Programmez cinq messages : la confirmation juste après la réservation, les instructions d’arrivée deux jours avant, un mot de bienvenue le jour J, un message de mi-séjour pour les longs séjours et une demande d’avis après le départ. Restez court, personnel et précis.
Message 1 : la confirmation (dans l’heure suivant la réservation)
Ce message rassure le voyageur et pose les bases de la relation. Il doit être chaleureux, personnel et court.
Bonjour [Prénom], merci pour votre réservation ! Je suis ravi(e) de vous accueillir du [dates]. Je vous enverrai toutes les informations pratiques 48 h avant votre arrivée. D’ici là, n’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions.
Message 2 : les instructions d’arrivée (J‑2)
C’est le message le plus important. Il doit contenir tout ce dont le voyageur a besoin : adresse exacte, code d’accès, parking, Wi‑Fi, arrivée autonome ou accueil en personne. Le lien vers le livret d’accueil y trouve naturellement sa place.
Message 3 : le message de bienvenue (J0)
Un petit mot le jour de l’arrivée, avec un rappel des informations pratiques et une touche personnelle (restaurant recommandé, activité à ne pas manquer). C’est souvent ce qui fait la différence dans l’avis.
Message 4 : le message de mi-séjour (pour les séjours longs)
Pour les séjours de plus de trois nuits, un message à mi-parcours pour vérifier que tout se passe bien. Court et simple : « Bonjour, j’espère que votre séjour se passe bien. N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin de quoi que ce soit. »
Message 5 : la demande d’avis (J+1 après le départ)
Un message sincère qui remercie le voyageur et l’invite à laisser un avis s’il a apprécié son séjour. Ne soyez pas insistant : un seul message bien formulé suffit.
Bien configurés, ces cinq messages peuvent contribuer à améliorer vos avis et réduire les questions pendant le séjour.
Dans Boostinghost
Chaque modèle se déclenche à la réservation, avant ou après l’arrivée, ou après le départ, avec un délai exprimé en heures ou en jours. Les variables (prénom, dates, logement, lien du livret) se remplissent automatiquement, et les messages peuvent être traduits automatiquement dans la langue du voyageur. Pour les questions libres, l’IA prend le relais à partir du livret d’accueil.
Questions fréquentes
Faut-il envoyer les codes d’accès dès la confirmation ?
Mieux vaut les envoyer peu avant l’arrivée, dans le message d’instructions. Le voyageur les retrouve plus facilement et vous limitez la circulation d’informations sensibles.
Les messages automatiques remplacent-ils l’IA ?
Non, les deux sont complémentaires. Les messages programmés envoient la bonne information au bon moment ; l’IA répond aux questions que le voyageur pose entre-temps.
Faut-il écrire dans la langue du voyageur ?
C’est plus confortable pour lui et cela réduit les malentendus. Un outil qui traduit automatiquement vos modèles évite de rédiger chaque message en plusieurs langues.
À retenir
Cinq messages bien placés couvrent l’essentiel du parcours voyageur. Rédigez-les une fois, personnalisez-les avec des variables, et laissez l’outil les envoyer au bon moment.
